Waar staan we nu en waar gaan we heen? Hoe ziet de roadmap van het zaaksysteem in de Cloud? Zijn er opvallende verschillen tussen on-premise en cloud versies van het product?

Waar komen we vandaan

Het ontwikkelpad van het zaaksysteem heeft zijn eigen voorgeschiedenis. Rond de eeuwwisseling heeft de Nederlandse overheid het programma Overheidsloket 2000 gelanceerd. Het concept is ontwikkeld als één geïntegreerd online loket voor gemeentelijke diensten om lokale dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren. Op deze manier zouden publieke dienstverleners een stap vooruit kunnen zetten naar vraaggerichte en geïntegreerde dienstverlening.

waar_komen_we_vandaan_Onegov_zaaksysteemRond 2006 is het concept MidOffice in de overheidswereld ontstaan. De veranderende samenleving en hoge eisen aan de overheidsdienstverlening zijn de aanleiding geweest voor een gezamenlijke aanbesteding voor een aantal gemeenten (Alphen aan den Rijn, Nieuwegein, Delft, Ede en Zoetermeer). Dit resulteerde in de eerste zogeheten ANDEZ aanbesteding voor een ‘Midoffice Suite’ oplossing met een geïntegreerd zaaksysteem. Het product in zijn geheel (met alle behorende koppelingen met front- en backoffice) was in die tijd nog niet leverbaar in de markt. Daarom bood het inschrijven op de ANDEZ aanbesteding veel ruimte en mogelijkheden aan ons team. Na de eerste ronde van deze aanbesteding in 2007 heeft gemeente Nieuwegein uiteindelijk PerfectView gekozen als partner voor de implementatie van een Midoffice systeem. Zo is ons KCC-zaaksysteem in het leven geroepen. Als één van de eerste partijen hebben wij een innovatief product op de markt gebracht dat gebaseerd was op Microsoft Dynamics CRM.

Om de beoogde kwaliteit en een nauw samenwerkingsverband te borgen, hebben wij in de loop van de jaren een samenwerkingsplatform Onegov opgericht. Het platform is bedoeld als een geïntegreerde oplossing voor e-dienstverlening bij overheidsinstellingen. Door middel van een Onegov gebruikersgroep kunnen overheden met elkaar samenwerken aan efficiëntere en klantgerichtere dienstverlening.


Waar staan we nu

Sinds 2007 is de markt van zaaksystemen aanzienlijk veranderd. De aanschafkosten voor een dergelijk systeem zijn veel lager geworden wat het zaakgericht werken toegankelijker maakt voor gemeenteland. Bovendien verandert de wereld in een zeer snel tempo, dus proberen wij mee te gaan met nieuwe behoeftes bij overheden met betrekking tot digitale dienstverlening. Dat borgen wij door de nauwe samenwerking met de klant, partners en diverse leveranciers.

resultaat_zaaksysteem_QNH_PerfectViewAls leverancier houdt QNH PerfectView zich continu bezig met het zaakgericht werken en doorontwikkelingen rond het Onegov 365 KCC-zaaksysteem en geïntegreerde modules zoals DMS (documentmanagementsysteem), RMA (recordmanagementsysteem) en relatiebeheer. Hét zaaksysteem komt steeds overeen met de professionele Microsoft productlijn en naarmate er updates bij Microsoft gelanceerd worden, stellen wij een nieuwe versie van het product beschikbaar. Momenteel is de nieuwste versie 9.0 al uitgerold en deze wordt binnenkort bij de eerste klanten geïmplementeerd.

Vandaag de dag hanteren wij een cloud first strategie. Als gevolg bieden wij bij voorkeur een SaaS versie van onze oplossing aan nieuwe klanten. Huidige klanten kunnen uiteraard zelf kiezen of ze on-premise of in de Cloud blijven werken. De meeste gemeenten kiezen wel ervoor om te migreren naar de nieuwste versie of aan de slag te gaan met de Cloud.

Het overgaan naar de Cloud kan aanzienlijke voordelen met zich meebrengen: meer flexibiliteit en schaalbaarheid, verminderde inzet van eigen IT expertise en wat ook van groot belang is, vaak verbetering van de informatiebeveiliging. Het online afnemen van de Cloud diensten kan ertoe bijdragen dat een overheidsorganisatie zich beter kan focussen op de kerntaken. Bovendien biedt de Cloud versie veel exclusieve functionaliteiten zowel voor het zaaksysteem als voor de CRM module. Hiermee bedoelen wij onder andere Microsoft-tools MyAnalytics, OneDrive, Power BI, PowerApps, Social Engagement en Teams. En dat is niet alles! Bij het in gebruik nemen van Dynamics 365 online krijg je mogelijkheden zoals Gamification, Portals, Connector voor Internet of Things (IoT), Integratie met OneNote etc.

Heeft je gemeente een moderne intranet oplossing nodig? Dan hoef je niet meer op zoek te gaan! Wij bieden ook een digitale werkomgeving aan. Valo Intranet is het Social Intranet voor Office 365 en SharePoint en dient als gepersonaliseerde werkplek voor medewerkers. Valo Intranet lijkt niet op standard SharePoint. Alle componenten kunnen flexibel en zonder coderen ingericht worden naar wensen binnen je organisatie. Zo wordt Valo het centrale punt voor interne communicatie en het samenwerken.


Recente ontwikkelingen

Wat recente doorontwikkelingen betreft hebben wij ervoor gezorgd dat relevante informatie op elk device in een oogopslag beschikbaar is, overzichtelijk en responsive weergegeven binnen een scherm.

Bij Provincie Noord-Holland hebben wij dit jaar Microsoft Portals geïmplementeerd. Dat is een standaard portal oplossing voor Dynamics 365 die wij geïntegreerd hebben binnen ons Onegov platform. Hiermee kan het CRM beschikbaar worden gesteld aan níet CRM gebruikers.

zaaksysteem_van_nu_resultaat_QNH_PerfectViewEen aantal koppelingen voor het zaaksysteem zoals koppeling Documentcreatie services (StUF-DCR) en koppeling Zaak- en documentservices (StUF-ZDS) zijn verder doorontwikkeld. Mede daardoor wordt de integratie met diverse kernapplicaties mogelijk. Daarnaast hebben wij nieuwe zaakschermen ontwikkeld waarmee snellere performance bereikt kan worden.

In het kader van de nieuwe privacywetgeving (AVG/GDPR) is er nagedacht over welke onderdelen privacygevoelige content kunnen bevatten en hoe je het best ermee kan omgaan. Hierover kunnen wij een inhoudelijk advies geven. Het laatste woord over de wenselijke inrichting is altijd aan de klant.


Roadmap: een blik in de nabije toekomst

In het ontwikkelingsplan hebben wij acties opgenomen die uit behoeftes van onze klanten voortvloeien. Op korte termijn willen wij meer aandacht geven aan de doorontwikkeling van PIP (Persoonlijke Internet Pagina), Microsoft Portals en bestaande koppelingen. Verder wordt er hard gewerkt aan nieuwe koppelingen met MyLex en iNavigator en het vormgeven aan de uitbreiding van de integratie met Microsoft Teams. Op aanvraag kunnen bepaalde componenten zoals nieuwe zaakschermen en e-formulieren op basis van Microsoft Portals binnenkort worden geïmplementeerd bij onze klanten. Hetzelfde geldt voor de koppeling tussen het Onegov zaaksysteem en de Blockchain oplossing die in het najaar succesvol is uitgerold bij gemeente Hengelo. Een uitgebreide beschrijving van deze praktijkstudie kun je hier lezen. Naarmate de vraag toeneemt, kunnen wij deze koppeling aan andere klanten beschikbaar stellen.


The future is here: don’t let the chance go

future_is_hier_innovatie_zaaksysteemDe snel veranderende samenleving kan een grote impact hebben op een overheidsorganisatie. Het is daarom van groot belang dat je blijft innoveren en tijdig op de eisen van de buitenwereld kan anticiperen. Bij een slimme inzet van innovatieve technologieën kunnen beoogde doeleinden bereikt worden met minder inspanningen en kosten, terwijl de kwaliteit gewaarborgd wordt. Zo wordt de inzet van middelen effectiever en kan je als overheidsorganisatie de burger beter van dienst zijn. Kortom, als je naast het gebruik van het zaaksysteem innovatieve technieken gaat inzetten, kan het aanzienlijke voordelen met zich meebrengen.

Chat-robots, vertaalfunctie door Skype (voor spraakoproepen en het chatten), Logic Apps, Blockchain en andere zijn allemaal innovatieve technieken die iets kunnen betekenen voor zowel overheids- als niet-overheidsorganisaties. De toekomst is er al, mis de kans niet om bedrijfsprocessen uit het dagelijkse leven makkelijker en efficiënter in te zetten!